O SEI Bahia, sistema oficial de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo Estadual, está viabilizando a realização, de forma virtual, do processo de colação de grau de estudantes universitários. Na última terça-feira (16), um grupo de 29 formandos do curso de graduação em Direito do Campus XV da Universidade do Estado da Bahia (Uneb), em Valença, utilizou o sistema para assinar digitalmente a ata da sua solenidade de colação de grau realizada por videoconferência.
“Neste momento de isolamento social, a tecnologia se tornou fundamental para viabilizar nossas atividades”, avalia Cristina Weber, que coordena o Escritório de Processos e Projetos (EPP) da unidade de Desenvolvimento Organizacional da Uneb. “A iniciativa tem superado nossas expectativas e é possível que o recurso se torne comum, já que mesmo com o retorno das atividades presenciais teremos que cumprir uma série de protocolos de distanciamento”, acrescenta Cristina.
Segundo a coordenadora, a Uneb tem atualmente 1.500 estudantes concluintes dos 130 cursos de graduação presenciais e 15 na modalidade a distância oferecidos em 29 municípios baianos. Até o momento, aproximadamente 500 deles já foram cadastrados como usuários externos do SEI Bahia, de modo a viabilizar a assinatura digital na ata das cerimônias de colação de grau, transmitidas por meio do Microsoft Teams, uma ferramenta de colaboração corporativa adotada pelo governo do Estado.
Cadastramento
Para se tornar usuário externo do SEI Bahia – viabilizando a assinatura digital durante a colação – o formando deve fazer um pré-cadastro no Portal SEI, criando seu login e senha. Na sequência, ele receberá um e-mail com uma lista de documentos a serem enviados à Uneb, que após o recebimento e checagem, utilizará o próprio SEI Bahia para habilitá-lo como usuários externos. A partir daí, o cadastro no sistema é liberado.
No momento da solenidade por videoconferência, a Coordenação Acadêmica disponibiliza para os formandos o documento eletrônico da ata, enviando um link de acesso ao ambiente do SEI Bahia. “Depois da colação de grau, os formados poderão continuar utilizando seus cadastros como usuários externos do SEI para outras situações em que precisarem se relacionar com o Estado, como, por exemplo, a prestação de serviço como fornecedores”, explica o coordenador do SEI Bahia, Marcio Souza.
Cedido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI começou a ser implantado no governo baiano em março de 2017. Desde então, já foram gerados mais de 17.8 milhões de documentos por meio do sistema informatizado. Graças à iniciativa, coordenada pela Secretaria da Administração do Estado (Saeb), o Estado já deixou de consumir mais de 226 milhões de folhas de papel, o que gerou uma economia de aproximadamente R$45 milhões e a preservação de 11.5 mil árvores. As informações são de assessoria.
