O governo baiano está promovendo uma redução no volume de papeis recebidos e expedidos pelo seu Serviço de Distribuição de Documentos Oficiais (Seddo), graças à implantação do SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo. Em dezembro de 2018, 5.114 documentos foram entregues pelo serviço, que é mantido pela Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb). O número representa uma queda de 63% em relação ao mesmo período do ano anterior, quando a quantidade de documentos distribuídos foi de 13.639.
“A redução no número de documentos em papel circulando de um órgão para outro tem sido consistente e progressiva ao longo dos últimos meses, como consequência da tramitação digital”, revela a coordenadora de Serviços Auxiliares, Camila Azevedo. Em novembro de 2018, o setor já havia registrado uma redução de 37% no número de documentos recebidos e expedidos – na comparação com o mesmo período do ano anterior.
Implantado em 1993, o Serviço de Distribuição de Documentos Oficiais (Seddo) atende a 160 unidades do governo baiano instaladas em Salvador e região metropolitana. Com frota própria e uma equipe de mensageiros, o serviço foi criado com o objetivo de reduzir os custos do Estado com entrega de documentos, além de garantir mais agilidade e segurança no trâmite de processos, que inclui dados e informações sigilosas.
Com a implantação do SEI Bahia, no entanto, parte da tramitação de documentos e processos administrativos nos órgãos estaduais passou a ser realizada exclusivamente em meio eletrônico. Cedido ao governo baiano pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI é um software que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos. “Graças à iniciativa, unidades distantes fisicamente podem atuar de forma simultânea no mesmo processo, o que colabora também para reduzir o tempo de realização das atividades”, informa o analista de processos organizacionais, Márcio Souza, que integra a equipe de coordenação do SEI Bahia.
Desde o início da implantação do sistema, em março de 2017, a equipe do projeto já contabilizou 3,7 milhões de documentos cadastrados e 252 mil processos gerados no sistema informatizado. A estimativa é que a iniciativa já tenha proporcionado aos cofres públicos uma economia de aproximadamente R$ 4,2 milhões. O cálculo leva em conta a eliminação de despesas com aquisição de folhas de papel, somados à redução dos custos com grampos, capas de processos, impressão e transporte de material. As informações são da Saeb.
